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5个优化PPT报告逻辑的实用技巧

更新时间:2021-04-16 17:47 作者:云蜀豸点击:

粗略估算,近年来已参阅商业PPT报告数百份有余,各种问题见了不少,其中,最常见、最头痛的就是逻辑问题。PPT是我们的职场颜面,而逻辑则是PPT的根基。逻辑混乱的PPT必然损害我们的个人品牌形象。今天就简单聊聊如何改进商业报告型PPT的逻辑


越来越多人推崇精致型PPT,本人在特定场合也会制做一些(如下)




但我并不推崇高颜值商业报告PPT,因为大部分情况下根本没时间在美工上投入太多精力

然而,就像人一样,可以丑,却不能没有内涵。PPT可以丑,但不能没有逻辑,因为它的逻辑性体现着我们的专业水平、认真程度和思考能力

改进PPT逻辑的方法主要有:

1. 明确听众需求,内容切中要害

营销学有一个基本理念:发现和满足顾客需求(虽然往往都是忽悠客户,创造需求)

大量PPT报告,一堆一堆的内容,满满的诚意和努力,然而卵用没有,因为写的东西根本不是别人想看、想听的。比如下面这页P:

这是某血浆采集中心的宣讲PPT目录,其主旨是号召公众踊跃捐献血浆

是不是给人一种学术研究报告的错觉?加上土黄的配色,踊跃捐献血浆的热情没有激发出来,一股不适感倒扑面而来

制作方没有考虑听众的心理需求,正因为如此,其所讲述的内容也就毫无感染力

简单思考一下公众捐献血浆的动机、障碍,就能对该案例进行优化。下方是重新整理后的PPT结构(思维导图,非PPT):

总之,无论是PPT或演讲,都应先分析受众的需求特点,这样我们的内容才能切中要害,并能在配色、语言风格等方面进行合理选择,让汇报和演讲具备足够吸引力

 

2. 捋顺叙述结构,构建明确的逻辑线

先来看一份报告的框架结构

是不是想问:这他么到底想讲啥?为啥前面讲供求,后面冒出来个“片区价值分析”?“未来市场走势”是指供求走势还是别的什么?

出现这种情况主要是因为缺乏明确的逻辑线,从而仅仅聚焦于支离破碎的信息点,最后要么偏离主题,要么前后矛盾

如何改进?

首先当然得弄清楚汇报对象想听什么,此处暂时忽略这一点,仅仅围绕“供求分析”这个关键词来自由发挥

当然,还有其他的逻辑线。无论采用怎样的叙述方式,都应具备明晰的论述思路,方能让受众轻松领会我们的表达意图

3. 一页一主题,不贪多

下方这页P,是不是让人感觉杂乱无章?

“想说的内容太多”,是本页P的最大问题。饭要一口口地吃,沟通也是如此,一次性想说的太多,会导致严重的混乱

改进思路1:分成两页P,让听众先了解战略,形成对整体方案的基本印象,然后再细致表述策略(此处偷懒,只改进战略页面)

改进思路2:战略与策略同放置于一页

总之,人的信息接收能力是有限的,一页最好只放一个主题,给听众消化信息的时间

4. 文题相符,不要偏题

下方这页P,姑且不管辣眼睛的视觉效果,其最大的问题是“文题不符”

首先,页面标题是“租赁市场分析”,并且附上了结论句“出租公寓市场空间大”。此时我们很自然地希望看到诸如“供给缺口”、“需求增长趋势”等关键信息

然而,正文却罗列了各房企的长租公寓品牌,并突兀地建议本公司迅速布局长租公寓市场,让人感觉莫名其妙

文题不符是常见问题,要规避这个错误其实不难,关键是要有意识地审视内容和主题、结论是否有关联性,如果觉得自己脑子不够清醒,没法判断,可以让别人帮忙读一读,毕竟人民群众的眼睛是雪亮的

5. 结论!结论!我们要看结论!

看报告型PPT最怕的是“只扔海量信息,打死都不给结论”,每当此时,我都想把下面这个图发给对方

在下方的案例中,作者以流水账的方式把图表复述了一遍,吧啦吧啦说了一堆,就是不给结论

要知道,人们越来越忙,没那么多精力来听长篇大论,因此结论就显得格外重要。结论明确,省时省力,大家都开心

下方是该页P的改进版,增加了结论,删掉了冗余的细节描述,并对已发生的情况进行了适度解释。当然,并不是说不需要细节,只不过这部分可以选择口头表达

总之,只有大量信息却没有结论的做法很容易让受众感到烦躁,应确保大部分页面都有关键结论句,至少应标注出关键信息点

结语

本文仅提出了几种典型的改进思路,实务中,需结合专业知识、受众需求等因素综合考虑方能提出更具针对性的优化建议

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